Zo plan jij een beurs

De kogel is door de kerk: je gaat de beurs op. Niet die met die gong en de aandelen maar de beursvloer. Dé ontmoetingsplek voor jou en potentiële klanten. Slim. Maar hoe pak je dat nou aan, zo’n stand op de beurs? Waar moet je allemaal aan denken? Bij Schooneman Design helpen we je graag op weg met onze beursplanner. Loop deze 9 stappen door en je bent er helemaal klaar voor.

Stap 1: Is een beurs de juiste plek voor jou?

Ho! Stop! Wacht even met die aanmelding voor een beurs. Het is goed om nog een keer goed na te denken of dit wel de juiste plek voor jou is. En als het de juiste plek is, heb je er dan over nagedacht wat je in de spotlights wilt zetten? Je product? Of vooral je bedrijf? Natuurlijk kun je dit ook combineren. Maar als je voor een speerpunt kiest is het ook goed om je stand daar op in te richten. Keuze gemaakt? Mooi dan ben je klaar voor stap 2 .

Stap 2: Welke beurs past bij mij?

Als je weet dat de beurs jouw vloer is wordt het tijd voor de volgende stap. Kritisch bekijken welke beurs bij jouw dienst of product past. Maak een lijstje met:

• Aantal bezoekers
• Locatie en bereikbaarheid
• Bereikcijfers
• Kosten deelname
• Datum van de beurs

Maak een top 3 van de beurzen die het beste passen bij jouw wensen en budget. Grote kans dat je de beurzen al eens hebt bezocht. Is dat niet het geval? Vraag dan gewoon eens rond bij vrienden, bekenden en collega’s hoe zij hun beursbezoek hebben ervaren.

Stap 3: Beursplan opstellen

Je weet nu dat je op een beurs wil gaan staan en ook welke beurs je voorkeur heeft. Nu is het tijd om je doelstelling nog verder aan te scherpen. Het is belangrijk dat je echt helder krijgt wat jouw doel is van je deelname aan een beurs. Dit is waar je over na moet denken:

• Wil je aansluiten op bepaalde thema’s of gebruik je de beurs om een nieuwe campagne te starten?
• Wil je alleen gebruik maken van een stand of ook actie en reuring creëren rondom je stand? Geef je bijvoorbeeld ook een lezing?

Heb je het antwoord op deze vragen? Dan mag je verder met stap 4

Stap 4: De pegels. Wat mag jouw stand kosten?

Een stand laten bouwen is net als de verbouwing van je eigen huis: je kunt het zo duur maken als je zelf wilt. En als je niet oppast geef je veel meer uit dan je van plan was. Met een goed plan voorkom je dat je teveel uitgeeft. Denk goed na over wat je over hebt voor je stand en waarom. Houd het doel van je deelname in gedachten. En denk daarna, met je budget in je achterhoofd, na over de volgende dingen:

• Hoeveel m2 heb ik nodig?
• Hoeveel bezoekers verwacht ik?
• Welke plek wil ik graag?
• Heb ik ruimte nodig voor bijvoorbeeld presentaties of catering?
• Heb ik bergruimte nodig?
• Wil je rekening houden met mindervaliden?

Ga met deze vragen in gesprek met een standontwerper. Die kan je helpen om de antwoorden op deze vragen helder te krijgen. Gesprek ingepland? Mooi dan is het tijd voor de volgende stap.

Stap 5: Nog een keer pegels

Je weet nu wat je nodig hebt om een stand te laten bouwen en ontwerpen. Maar nu is het tijd om ook na te denken over de extra kosten. De verzekeringen bijvoorbeeld, of het laten drukken van promotiemateriaal. En wat denk je van reis- en verblijfskosten? En al je reclame-uitingen? Nee niet opgeven nu. Deelname aan een beurs kost nu eenmaal geld. Maar als je het goed aanpakt levert het ook behoorlijk wat op. Maar eerst moet je even slikken. En rustig ademhalen…Klaar voor de volgende stap? Mooi

Stap 6: De planning van de beurs

Is de beurs eenmaal gepland dan moet er nog steeds een heleboel gebeuren. Medewerkers moeten bijvoorbeeld worden getraind voor hun deelname aan een beurs, er moeten rollen worden verdeeld (bijvoorbeeld een perscoördinator) en er moet een plan worden gemaakt om het personeel te vervangen dat op de beurs staat en dus niet op de werkvloer. Heb je dat eenmaal geregeld dan ben je er bijna klaar voor!

Stap 7: Opbouwperiode

Het is bijna zover! Je stand wordt opgebouwd. Samen met de ontwerper loop je alles na. Klopt het met wat je had bedacht? Moeten er nog aanpassingen worden gedaan? Samen doe je een laatste check en dan ben je er echt klaar voor!

Stap 8: Beursperiode

Hier heb je zo hard aan gewerkt de afgelopen periode. Je begint elke dag met een korte briefing met de mensen die de stand bemannen en sluit daar ook mee af. Dat laatste mag ook met een biertje en bitterballen natuurlijk. Maar voordat je daar mee begint check je de stand eerst goed aan het einde van de dag. Staat alles er nog goed bij voor de volgende dag? Ja? Dan zit jouw beursdag erop. En alle stappen ook bijna. We hebben er nog 1 voor je:

Stap 9: Follow-up

Zit de beurs erop? Dan zit jouw werk er nog niet op. Het is namelijk tijd voor de follow-up. Je voert alle contactgegevens die je hebt verzameld in je database, stuurt een bedankmail aan bezoekers en verstuurt aangevraagde offertes en documentatiemateriaal. En dan is het eindelijk tijd om even met je benen op het bureau na te genieten van de beurs. Maar niet te lang. Want er wachten waarschijnlijk een hoop nieuwe klanten op je!

Hulp nodig bij het ontwerp van een stand of de voorbereiding van je beurs?
Neem contact op met SchoonemanDesign.