Steeds meer bedrijven realiseren zich in deze tijd hoe groot het rendement van deelname aan beurzen en tentoonstellingen kan zijn en wat beursdeelname voor de totale marketing-communicatie strategie kan betekenen. Er is dan ook absoluut geen medium zo sterk gericht op de kern van de doelgroep en daar zo intens interactief mee, als een beurs.

Vanzelfsprekend gaan marketeers, die kiezen voor een beurs als onderdeel van de totale marketing-communicatie mix, niet over een nacht ijs. Zij kiezen doelbewust de beurs die het best bij hun product of dienst past. En een goede voorbereiding en planning is dan van zeer groot belang.

Er moet een idee ten grondslag liggen aan de totale presentatie. Een concept, al dan niet in synergie met de andere onderdelen van de promotie- en social media campagne. Er moet een stand ontworpen, drukwerk gemaakt, advertenties wellicht en er moet personeel vrijgemaakt worden. Al deze langlopende processen moeten op tijd gestart worden. Daarbij kan deze handige Beurs Route Wijzer tot hulp zijn. Want alleen met duidelijke vooraf gestelde doelstellingen is het mogelijk om het rendement van een beurs optimaal te maken.

Doelstelling binnen de marketing strategie

Ondernemingsgericht

• Directe verkoop
• Relatiebeheer
• Relatiemarketing
• Naamsbekendheid
• Marktonderzoek
• Informatieverschaffing
• Corporate uitstraling
• Merkmarketing

Productgericht

• Directe verkoop
• Kennismaking
• Marktverkenning
• Naamsbekendheid
• Marktonderzoek
• Informatieverschaffing
• Corporate uitstraling
• Merkmarketing

Datum beurs

Locatie

Aantallen en namen van exposanten c.q. merken en diensten

Bereikcijfers (gecontroleerde gegevens)

In aantallen:

• Bezoekers
• Herkomst
• Functies
• Doel beursonderzoek

Doelstelling en beursplan

• Doelstelling nader omschrijven
• Geïnteresseerd beursplan opstellen

Het concept

• Aansluiten op bestaande thema’s?
• Start nieuwe campagne / thema?
• Opvallen d.m.v. actie of rond stand?
• Deelname / organisatie seminar?
• Hotels selecteren en reserveren

Huur m2

Keuze type stand (als er iets te kiezen is)

• Eilandstand
• Kopstand
• Hoekstand
• Tussenstand

Bepalen oppervlakte van de stand

• Hoe groot is het te verwachten bezoek?
• Welke acties willen we?
• Catering?
• Spreekruimte?
• Berging?
• Grootte standbemanning?
• Presentaties, animaties, entertainment?
• Give aways?
• Toegankelijkheid voor invaliden?

• Vertaling doelstellingen en concept in driedimensionale vormgeving
• Kosten concept en ontwerp
• Kosten standbouw
• Bijkomende kosten (elektra, verzekeringen, transport, etc.)
• Kosten inrichting
• Kosten acties op of rond de stand
• Kosten trainingen eigen en extern personeel
• Reis- en verblijfkosten / kledingkosten en verzorging

• Social media activiteiten
• Promotie activiteiten
• Salespromotion
• Advertenties
• Ether reclame
• Buitenreclame
• Drukwerk
• Kosten follow-up

Planning en organisatie

• Vaststellen interne coördinator
• Uitwerken intern tijds- en actieplan

Concept en ontwerp door SchoonemanDesign

• Standbouw en projectmanagement
• Expotainment acties
• Social media activiteiten

Planning personeel

• Plannen beurstraining (ook voor ingehuurd personeel)
• Inplannen opvang afwezigheid personeel door beursactiviteiten
• Uitnodigingenbeleid vaste relaties, prospects
• Pers en public relations
• Bijdrage beurscatalogus, pers- en documentatiemateriaal in meerder talen (bij internationale beurs)
• Vroegtijdig organiseren snelle follow-up

Stand

• Check invulling standbouw met concept
• Eventueel onderdelen van concept, standontwerp en/of items aanpassen aan eisen op de beursvloer
• Afspraak oplevering

Materialen

• Laatste check alles aanwezig
• Inbreng eigen materialen

Standbemanning

• Briefing personeel eerste beursdag voor opening bij wisseling personeel iedere beursdag
• Motiveren personeel

Stand

• Check stand iedere beursdag

Follow-up

• Verwerking gegevens database
• Bedankbrief bezoekers stand
• Nakomen toezeggingen
• Leveren bestelde producten
• Sturen documentatie
• Offertes

Evaluatie

• Resultaten beursdeelname
• Resultaten beursorganisatie